CHÍNH SÁCH BẢO HÀNH VÀ XỬ LÝ ĐƠN HÀNG SẢN PHẨM LƯU KHO DÀNH CHO ĐẠI LÝ, GARA ĐỐI TÁC

X.E.X GROUP – TEIN Việt Nam xây dựng chính sách bảo hành và xử lý đơn hàng sản phẩm lưu kho nhằm thống nhất hoạt động quản lý hệ thống phân phối, đảm bảo quyền lợi kinh doanh của đại lý, gara đối tác và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng trên toàn quốc.

Chính sách được áp dụng đối với các đại lý phân phối, đại lý kinh doanh và gara đối tác thuộc hệ thống X.E.X GROUP – TEIN Việt Nam, quy định cụ thể về trách nhiệm bảo hành sản phẩm, điều kiện xử lý đơn hàng có thời gian lưu kho dài hạn, khung ưu đãi hỗ trợ và quy trình đăng ký, xét duyệt.

Thông qua chính sách này, X.E.X GROUP – TEIN Việt Nam hướng đến việc xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, đảm bảo sự phối hợp thống nhất giữa các đơn vị, đồng thời tạo điều kiện để đối tác chủ động quản lý hàng hóa, tối ưu hiệu quả kinh doanh và phát triển bền vững.

1. Chính sách bảo hành sản phẩm trong hệ thống đại lý và gara đối tác

Chính sách bảo hành là một trong những yếu tố quan trọng nhằm duy trì chất lượng dịch vụ, đảm bảo quyền lợi khách hàng và củng cố uy tín của hệ thống phân phối X.E.X GROUP – TEIN Việt Nam.

Toàn bộ đại lý phân phối, đại lý kinh doanh và gara đối tác có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các chính sách bảo hành chính thức được Công ty ban hành đối với từng dòng sản phẩm.

1.1. Nguyên tắc thực hiện chính sách bảo hành

Các đơn vị trong hệ thống cần tuân thủ những nguyên tắc sau:

• Thực hiện đúng thời hạn, điều kiện, phạm vi và quy trình bảo hành theo quy định của từng dòng sản phẩm.
• Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác về chính sách bảo hành đến khách hàng trong quá trình tư vấn, bán hàng và lắp đặt.
• Không tự ý thay đổi thời hạn bảo hành, cắt giảm quyền lợi hoặc bổ sung những điều kiện không thuộc chính sách chính thức của Công ty.
• Tiếp nhận, hỗ trợ và phối hợp giải quyết các yêu cầu bảo hành của khách hàng theo đúng trách nhiệm được quy định.
• Chủ động liên hệ với bộ phận phụ trách của X.E.X GROUP – TEIN Việt Nam đối với các trường hợp phát sinh cần xác minh hoặc hướng dẫn xử lý.

1.2. Trách nhiệm đảm bảo quyền lợi khách hàng

Đại lý và gara đối tác có trách nhiệm đảm bảo khách hàng được tiếp cận chính sách bảo hành thống nhất, minh bạch và phù hợp với điều kiện áp dụng của từng sản phẩm.

Các trường hợp phát sinh liên quan đến quyền lợi bảo hành cần được tiếp nhận, xác minh và xử lý trên cơ sở chính sách hiện hành, không tự ý từ chối hoặc điều chỉnh quyền lợi khi chưa có căn cứ phù hợp.

X.E.X GROUP – TEIN Việt Nam xác định việc thực hiện đầy đủ chính sách bảo hành không chỉ là trách nhiệm của từng đơn vị kinh doanh mà còn là cam kết chung về chất lượng dịch vụ của toàn hệ thống.

2. Chính sách xử lý đơn hàng sản phẩm lưu kho dành cho đại lý phân phối

Nhằm hỗ trợ đại lý chủ động quản lý hàng hóa, tối ưu kế hoạch kinh doanh và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn, X.E.X GROUP – TEIN Việt Nam áp dụng cơ chế đăng ký xử lý đơn hàng đối với các sản phẩm có thời gian lưu kho dài hạn.

Chính sách được triển khai dựa trên thời gian lưu kho thực tế, thông tin hàng hóa và phương án ưu đãi do đại lý đề xuất.

2.1. Điều kiện về thời gian lưu kho

Đối với các đơn hàng sản phẩm có thời gian lưu kho dưới 36 tháng kể từ ngày nhập hàng, đại lý phân phối được đăng ký chương trình xử lý đơn hàng khi đáp ứng các điều kiện:

• Sản phẩm có thời gian lưu kho tối thiểu 24 tháng kể từ ngày nhập hàng.
• Đối với sản phẩm lưu kho từ đủ 24 tháng đến dưới 36 tháng, đại lý được gửi đề xuất xử lý đơn hàng để Công ty xem xét và phê duyệt theo chính sách.
• Sản phẩm có thời gian lưu kho dưới 24 tháng chưa đủ điều kiện tham gia chương trình xử lý đơn hàng ưu đãi thuộc phạm vi chính sách này.

Đối với các sản phẩm có thời gian lưu kho từ 36 tháng trở lên, phương án xử lý được xem xét theo thỏa thuận hoặc chính sách riêng áp dụng tại từng thời điểm.

2.2. Hồ sơ đăng ký xử lý đơn hàng

Đại lý phân phối có nhu cầu áp dụng chương trình xử lý đơn hàng sản phẩm lưu kho cần gửi văn bản đề nghị chính thức về X.E.X GROUP – TEIN Việt Nam.

Hồ sơ đăng ký cần thể hiện đầy đủ các thông tin:

1. Tên sản phẩm, mã sản phẩm và chủng loại hàng hóa.
2. Số lượng sản phẩm đề nghị xử lý.
3. Ngày nhập hàng và thời gian lưu kho thực tế.
4. Lý do đề xuất xử lý đơn hàng.
5. Thời gian dự kiến bắt đầu và kết thúc chương trình.
6. Phương án triển khai và mức ưu đãi dự kiến áp dụng.

Các thông tin trong hồ sơ phải đảm bảo tính chính xác và có thể đối chiếu với chứng từ nhập hàng, lịch sử giao dịch và dữ liệu quản lý hàng hóa.

2.3. Chính sách ưu đãi đối với đơn hàng sản phẩm lưu kho

Đối với các chương trình xử lý đơn hàng thuộc phạm vi chính sách của X.E.X GROUP – TEIN Việt Nam, khung ưu đãi dự kiến được áp dụng như sau:

• Mức ưu đãi từ 5% đến 10%, tham chiếu theo giá bán niêm yết do Công ty công bố.
• Mức ưu đãi cụ thể được xem xét dựa trên thời gian lưu kho, số lượng, tình trạng sản phẩm và phương án kinh doanh của đại lý.
• Các chương trình sử dụng ngân sách hỗ trợ, danh nghĩa hoặc tài liệu truyền thông của Công ty phải được chấp thuận trước khi triển khai.
• Mọi thay đổi đối với nội dung chương trình đã được phê duyệt cần được thống nhất lại với Công ty.

Khung ưu đãi nêu trên áp dụng đối với các chương trình xử lý đơn hàng có sự phê duyệt hoặc hỗ trợ của Công ty, không mặc nhiên là quy định ấn định giá bán lại đối với đại lý kinh doanh độc lập.

3. Chính sách xử lý đơn hàng sản phẩm lưu kho dành cho gara đối tác

Đối với các gara đối tác mua sản phẩm thông qua hệ thống phân phối của X.E.X GROUP – TEIN Việt Nam, chính sách xử lý đơn hàng được xây dựng phù hợp với đặc thù kinh doanh, thời gian lưu kho và nhu cầu vận hành thực tế tại gara.

3.1. Điều kiện tham gia chương trình

Gara đối tác được đăng ký chương trình xử lý đơn hàng sản phẩm lưu kho khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Sản phẩm có thời gian lưu kho tối thiểu 12 tháng kể từ ngày mua hàng.
• Hàng hóa có thông tin nguồn gốc, thời gian mua và số lượng rõ ràng.
• Gara cung cấp đầy đủ hồ sơ đề nghị xử lý đơn hàng theo yêu cầu.
• Chương trình thuộc chính sách này phải được Công ty xem xét và chấp thuận bằng văn bản trước khi triển khai.

3.2. Khung ưu đãi dành cho gara đối tác

Đối với các sản phẩm đáp ứng điều kiện về thời gian lưu kho, gara có thể đề xuất chương trình ưu đãi trong phạm vi:

Từ 5% đến 10% theo giá bán niêm yết tham chiếu do X.E.X GROUP – TEIN Việt Nam công bố.

Mức ưu đãi cụ thể được xem xét trên cơ sở hồ sơ đăng ký, số lượng sản phẩm, thời gian lưu kho và phương án triển khai của gara.

Việc áp dụng chương trình cần tuân thủ các điều kiện hỗ trợ đã được Công ty chấp thuận và các thỏa thuận hợp tác có liên quan.

3.3. Trách nhiệm của gara trong quá trình thực hiện

Khi triển khai chương trình xử lý đơn hàng sản phẩm lưu kho, gara đối tác có trách nhiệm:

• Đảm bảo thông tin sản phẩm, nguồn gốc và tình trạng hàng hóa được cung cấp chính xác.
• Thực hiện chương trình theo đúng nội dung và thời gian đã được thống nhất.
• Không sử dụng tên thương hiệu hoặc danh nghĩa chương trình ưu đãi của Công ty khi chưa được chấp thuận.
• Đảm bảo đầy đủ quyền lợi bảo hành cho khách hàng đối với các sản phẩm đáp ứng điều kiện bảo hành.
• Chủ động phối hợp với bộ phận phụ trách của Công ty để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.

4. Quy trình đăng ký và phê duyệt xử lý đơn hàng sản phẩm lưu kho

Để đảm bảo quá trình đăng ký và triển khai được thực hiện minh bạch, thống nhất, X.E.X GROUP – TEIN Việt Nam áp dụng quy trình gồm 04 bước:

Bước 1: Tiếp nhận đề nghị từ đại lý hoặc gara đối tác

Đại lý hoặc gara gửi văn bản đăng ký xử lý đơn hàng, kèm danh sách sản phẩm, số lượng, thời gian lưu kho, lý do đề xuất và phương án ưu đãi dự kiến.

Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu thông tin

Bộ phận phụ trách của Công ty tiến hành kiểm tra hồ sơ, xác minh nguồn gốc hàng hóa, thời gian lưu kho và các điều kiện áp dụng của chương trình.

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, đại lý hoặc gara cần bổ sung thông tin theo hướng dẫn để phục vụ quá trình xem xét.

Bước 3: Xem xét và phê duyệt chương trình

Căn cứ kết quả kiểm tra, Công ty đánh giá phương án đề xuất và phản hồi chính thức bằng văn bản.

Nội dung phê duyệt có thể bao gồm danh mục sản phẩm, số lượng, thời gian triển khai, mức ưu đãi và các điều kiện hỗ trợ cụ thể.

Bước 4: Triển khai chương trình

Sau khi nhận được văn bản chấp thuận, đại lý hoặc gara được triển khai chương trình xử lý đơn hàng theo đúng phạm vi và điều kiện đã được thống nhất.

Trường hợp cần điều chỉnh thời gian, danh mục hàng hóa hoặc phương án ưu đãi, đơn vị phải thực hiện thủ tục đăng ký điều chỉnh và được Công ty xác nhận trước khi áp dụng trong khuôn khổ chương trình.

5. Trách nhiệm thực hiện chính sách đối với hệ thống đại lý và gara

Việc tuân thủ chính sách bảo hành và quy trình xử lý đơn hàng sản phẩm lưu kho là trách nhiệm của các đơn vị tham gia hệ thống phân phối X.E.X GROUP – TEIN Việt Nam.

Các đại lý và gara đối tác có trách nhiệm chủ động cập nhật chính sách, kiểm soát thông tin hàng hóa, thực hiện đúng các thỏa thuận hợp tác và phối hợp với Công ty trong quá trình triển khai.

Các trường hợp không tuân thủ chính sách

Những hành vi sau có thể được xem xét là vi phạm chính sách hoặc thỏa thuận hợp tác:

• Tự ý thay đổi, cắt giảm hoặc thực hiện sai chính sách bảo hành của Công ty.
• Cung cấp thông tin không chính xác về sản phẩm, thời gian lưu kho hoặc hồ sơ đăng ký.
• Sử dụng danh nghĩa chương trình xử lý đơn hàng của Công ty khi chưa được phê duyệt.
• Triển khai sai nội dung, phạm vi hoặc điều kiện của chương trình đã được thống nhất.
• Quảng cáo sai lệch về sản phẩm, chính sách ưu đãi hoặc quyền lợi bảo hành của khách hàng.
• Thực hiện các hành vi ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của đối tác khác hoặc vi phạm quy định pháp luật cạnh tranh.

Nguyên tắc xử lý vi phạm

Tùy theo tính chất và mức độ vi phạm, X.E.X GROUP – TEIN Việt Nam sẽ xem xét áp dụng các biện pháp xử lý phù hợp theo hợp đồng và quy định pháp luật, bao gồm:

• Yêu cầu giải trình và khắc phục nội dung vi phạm.
• Xem xét điều chỉnh hoặc ngừng áp dụng các chương trình hỗ trợ thương mại theo thỏa thuận.
• Tạm ngừng các chương trình hợp tác có liên quan khi đáp ứng điều kiện hợp đồng.
• Xem xét chấm dứt quyền phân phối hoặc hợp đồng hợp tác đối với các trường hợp vi phạm nghiêm trọng, căn cứ theo các điều kiện đã thỏa thuận và quy định pháp luật hiện hành.

6. Nguyên tắc hợp tác và phát triển bền vững

X.E.X GROUP – TEIN Việt Nam luôn xác định hệ thống đại lý phân phối và gara đối tác là những đơn vị đồng hành quan trọng trong quá trình phát triển thương hiệu, mở rộng thị trường và nâng cao chất lượng dịch vụ trên toàn quốc.

Chính sách bảo hành và xử lý đơn hàng sản phẩm lưu kho được xây dựng trên cơ sở cân bằng giữa quyền lợi kinh doanh của từng đơn vị với trách nhiệm chung đối với khách hàng và hệ thống phân phối.

Thông qua chính sách này, Công ty hướng đến các mục tiêu:

Đảm bảo quyền lợi khách hàng: Thống nhất việc thực hiện chính sách bảo hành và nâng cao trách nhiệm phục vụ của từng đơn vị.

Hỗ trợ đại lý và gara đối tác: Tạo cơ chế phối hợp để xử lý hiệu quả các đơn hàng có thời gian lưu kho dài hạn, góp phần tối ưu hoạt động kinh doanh.

Minh bạch quy trình quản lý: Quy định rõ điều kiện tham gia, thủ tục đăng ký và cơ chế xét duyệt đối với chương trình hỗ trợ.

Duy trì uy tín thương hiệu: Đảm bảo thông tin sản phẩm, chương trình ưu đãi và chính sách hậu mãi được truyền đạt chính xác, nhất quán.

Xây dựng quan hệ hợp tác lâu dài: Tôn trọng lợi ích kinh doanh chính đáng của các đối tác, hướng đến môi trường cạnh tranh lành mạnh và phát triển bền vững.

X.E.X GROUP – TEIN Việt Nam cam kết đồng hành cùng hệ thống đại lý và gara đối tác trên tinh thần minh bạch, công bằng, trách nhiệm và hợp tác lâu dài. Mỗi chính sách được xây dựng không chỉ nhằm nâng cao hiệu quả quản lý mà còn hướng đến sự phát triển ổn định của toàn hệ thống phân phối.

7. Hiệu lực áp dụng và hướng dẫn thực hiện

Chính sách bảo hành và xử lý đơn hàng sản phẩm lưu kho dành cho hệ thống đại lý, gara đối tác được áp dụng kể từ ngày 22/10/2026.

Các chính sách bảo hành hiện hành của Công ty tiếp tục được thực hiện theo nội dung đã ban hành, trừ trường hợp có văn bản điều chỉnh hoặc thay thế.

Đối với các trường hợp phát sinh ngoài phạm vi quy định, đại lý phân phối và gara đối tác vui lòng liên hệ trực tiếp với bộ phận kinh doanh phụ trách để được hướng dẫn và hỗ trợ.

Mọi hồ sơ đăng ký chương trình xử lý đơn hàng sản phẩm lưu kho cần được gửi qua kênh tiếp nhận chính thức của X.E.X GROUP – TEIN Việt Nam để kiểm tra và xét duyệt.

X.E.X GROUP – TEIN VIỆT NAM

Đồng hành cùng đại lý và gara đối tác – Hợp tác minh bạch, phát triển bền vững.